Med et egenutviklet reservasjonssystem kan Lade Tennisarena AS drifte langt mer effektivt, med maksimal utnyttelse av hallens kapasitet. Programmet er designet for tennisarenaen, men bruksområdet er langt videre, der flere typer anlegg kan dra nytte av liknende system.
Før du leser denne artikkelen
Etter tips om et godt og nytenkende reservasjonssystem hos Lade Tennisarena, valgte Gode Idrettsanlegg å ta turen, i jakten på de spennende funksjonene som sikrer bedre utnyttelse av tennisflatene, samt bedre ivaretakelse av brukerne.
Ved ankomst var det Øystein Glåmseter, ansvarlig for drift av både anlegg og reservasjonssystem, som presenterte tennishallen som en del av introduksjonen til arenaens reservasjonssystem. Deretter ventet en lengre innføring i reservasjonssystemet, et system som legger til rette for at all reservert halltid faktisk blir utnyttet.
Reservasjonssystemet er det Øystein selv, sammen med Anders Kiær, som har utviklet og nå drifter og eier gjennom selskapet Smooth Booking AS.
Generelt om Lade Tennisarena og idrettshallen
Lade Tennisarena ligger på Lade i Trondheim. Idrettshallen huser flere typer aktiviteter og er delt i to deler: En del med tennisbaner og en del med mindre rom i flere etasjer. Disse er knyttet sammen i samme bygning. Gode Idrettsanlegg har også tidligere skrevet om arenaen, ettersom den er anbefalt som et forbildeanlegg av Norges Tennisforbund. Du kan lese mer om anlegget via lenken: Forbildeanleggsartikkel fra 2018 – Lade Sportsarena.
Videre i artikkelen skal flere aspekter ved reservasjonssystemet utredes, og følgende punkter skal presenteres: Hvorfor? Hvordan? Og hva er brukernes og driftspersonellets perspektiv? Om det skulle være noen spørsmål eller tilbakemeldinger rundt reservasjonssystemet: Ta kontakt! Del gjerne også innholdet. Sammen lager vi gode idrettsanlegg!
Hvorfor benytte reservasjonssystem?
Digitale løsninger gir mer aktivitet
Ethvert idrettsanlegg skal blir brukt til mest mulig aktivitet, men hvordan få til dette? Om vi skal tro Glåmseter er svaret enkelt: Et velfungerende og brukervennlig reservasjonssystem – nettopp hva de har på Lade. Her har de utviklet et digitalt system med mange funksjonaliteter, blant annet enkel reservasjon og avbestilling.
Ved å legge til rette for enkel reservasjon og avbestilling, forhindrer man at brukerne drar forgjeves til anlegget, for så å finne ut at alle banene er opptatt. Og dersom en bane er reservert, men ikke i bruk, legger systemet til rette for at reservasjonen oppheves, og tilreisende likevel kan bruke banen. Det gir har medført betydelig vekst i besøkstall for anlegget. Glåmseter utdyper videre:
– Våre indikasjoner peker mot at både ungdom og voksne ser nytten av et slikt system, og benytter seg av det. Begge disse brukergruppene har også god teknisk kompetanse, hvilket gjør at vi kort tid etter oppstarten så gode effekter i form av mer effektiv arealbruk der banene var i bruk oftere enn før.
– Hva med barn og personer uten teknisk kompetanse til å reservere en bane?
– Det er en reell problemstilling, og vi ser på ulike alternativ. Kanskje er det bedre å la enkelte baner stå åpne for alle, uavhengig av reservasjon, mens andre baner kun er tilgjengelig gjennom systemet. Det er kanskje ikke optimal utnyttelse, men gjør at anlegget er tilgjengelig for alle.
Bredt bruksområde
Selv om systemet er designet spesifikt for tennisarenaen, ser Glåmseter for seg et langt bredere bruksområde enn som så. Med enkle modifikasjoner kan systemet tilpasses slik at det også passer andre typer anlegg, for eksempel fotballbaner, svømmehaller og petanquebaner. På den måten håper han på økt effektivitet i norske idrettsanlegg.
Men hvordan fungerer systemet i praksis?
Eksemplifisering av systemet
Du leier deg tid i den lokale svømmehallen, bane 5, hver mandag klokka sju. En uke føler du deg dårlig, eller et besøk til farmor forhindrer en økt i bassenget. Hva gjør du? Ringer du svømmehallen og sier at du ikke kommer i dag? Eller møter du bare ikke opp? Et digitalt reservasjonssystem gjør avbestillinger lettvint, slik at du samme morgen kan gå inn å tilgjengeliggjøre banen for andre brukere.
Hvordan sette opp reservasjonssystem for din idrettsflate?
For å sette lys på hvordan et reservasjonssystem henger sammen, deler vi reservasjonssystemet i to deler: "front-end" og "back-end". Front-end er det som møter brukeren idet han eller hun går inn på nettsida for å bestille banetid. "Back-end" er logikken som følger med reservasjonssystemet sammen med sidestruktur og datainnsamling fra administrators perspektiv.
Eksempel på "front-end" og "back-end" hentet fra Lade Tennisarenas egen nettside og reservasjons-tjeneste SmoothBooking
Brukerperspektiv
Bestille halltid
Halltid bestilles ved å velge en ønsket dato, før du deretter får opp alle tilgjengelige baner og tidsrom denne dagen. Banene som ikke er ledige vil være markert opptatt. Å reservere baner med et fast intervall er også mulig, der du kan gjennomføre et ubegrenset antall avbestillinger. Det gjør det mulig å reservere en bane til samme tidspunkt ukentlig, noe som har vist seg å være populært.
Lysetting på banene er koblet opp mot reservasjonsstatus. Det vil si at dersom du har reservert en bane til klokka 18, slås lyset automatisk på innen dette. Fem minutter før banen er reservert slås lyset opp til 10 prosent før det når 100 prosent når banetida begynne. Det har gitt reduserte energikostnader.
Avbestille halltid
Dersom du har bestilt en bane, men ikke kan møte opp til denne, kan du enkelt gå inn og avbestille reservasjonen. Da vil banen umiddelbart bli tilgjengelig for andre, og dersom en annen bruker tar over reservasjonen din, vil reservasjonskostnaden bli refundert til en verdikortkonto registrert på deg. Hvis ingen tar banetida er du pent nødt til å betale for ubrukt banetid.
Etter innføringen av systemet har Glåmseter observert en holdningsendring, der systemet gir et ekstra incentiv til å møte opp til reservasjonen, slik at brukerne bare reserverer baner de faktisk har mulighet til å møte opp til.
Du har ikke bestilt time, men møter likevel opp
Hvis banen ikke er reservert vil belysninga på Lade Tennisarena være slått av. Det gjør det lettvint å observere spillere som har tatt seg inn på banen uten å ha betalt. Dersom du ikke har reservert, men likevel ønsker å spille, er det enkelt å gjennomføre kjøp av banetid i sanntid, slik at lyset slår seg på.
Tilleggstjenester
Ved bestilling av bane kan du velge å krysse av for om du ønsker en trener til å veilede deg gjennom økta, akkurat som når du velger frisør før en hårklipp. Lade Tennisarena håper at dette skal bidra til økt idrettsglede og mestring, spesielt hvis du kun er vant til å utøve egenorganisert aktivitet, og trenger hjelp til å bli bedre.
Symboler for dusj, kiosk, wifi, styrkerom osv. vil også kunne legges til, slik at du som bruker vet hva som er tilgjengelig ved anlegget.
Driftsperspektiv
Tilrettelegge for at folk også benytter mer ubeleilige tidspunkt
Systemet legger også til rette for såkalt dynamisk prissetting, som vil si at du som anleggseier kan justere prisene etter etterspørselen. Det gjøres som et tiltak for å maksimere bruken av idrettsflata. Ubeleilige tidspunkt kan gjøres billigere, og plutselige avbestillinger kan annonseres og prises lavt slik at de brukes. På den måten kan man maksimere bruken av anlegget, hvilket sikrer bårde inntjening og bærekraftig bruk.
Dele opp halltiden i ulike økter
På Lade Tennisarena er halltiden delt i 30-minuttere. Som bruker kan en kombinere flere 30-minuttere sammen for å forlenge halltiden.
Kommunikasjon med brukere
Når brukeren har valgt tidspunkt, kommer vedkommende videre til en side som indikerer at du har betalt. Her kan man følge med på saldoen man har knyttet opp mot brukeren sin, der kontoen fungerer som et verdikort, og må fylles opp etter behov. Skulle det være noe som gjør at man ikke får benyttet banen pga. driftsutfordringer eller liknende, vil den som har leid banen få pengene refundert til verdikontoen.
Nøkkelpunkter
- Hjelper brukeren ved å skape forutsigbarhet rundt treningstid.
- Egenorganisert trening blir bedre tilrettelagt ved anlegg hvor organisert trening gjerne foregår.
- Som drifter av anlegg kan du styre bruken slik at ditt anlegg blir brukt mest og best mulig.
- Tilleggstjenester, som trener, kan føre med seg flere arbeidsplasser og et bedre miljø tilknyttet idrettsanlegget.
