Logo SIAT

Kostnadsestimering av idrettsanlegg

Et verktøy fra NTNU Senter for idrettsanlegg og teknologi

Kostnader er en sentral parameter i ethvert anleggsprosjekt. Det er behov for kostnadsestimat på mange tidspunkter i prosjektet, f.eks. når prosjektet skal planlegges, når finansieringen skal vedtas og i forbindelse med spillemiddelsøknaden. Dette verktøyet gir en innføring i utførelsen av kostnadsestimering og hvordan du skal forstå kostnadsestimater du får presentert.

Om kostnadsestimering

Når nye idrettsanlegg skal planlegges og bygges, er kostnaden en av de viktigste faktorene som vurderes. Ingen anlegg bygges uten tanke på kostnad, og det er som regel kostnaden som er begrensende faktor for planlegging og bygging. For å undersøke hvorvidt en kan realisere et anlegg, eller hvor mye finansiering som er nødvendig, må kostnadene til det planlagte anlegget estimeres. Det etterstrebes da å forutsi hva prosjektets endelige kostnad vil bli.

Verktøyet

Målet med dette verktøyet er å presentere et rammeverk for kostnadsestimering. Det vil kunne gjøre deg i stand til å strukturere, samle kostnadsdata og sette opp et kostnadsestimat for ditt prosjekt, eller eventuelt kvalitetssikre et kostnadsestimat som er utarbeidet av andre. Først vil det forklares hvordan en kommer frem til et grunnleggende estimat for prosjektet. Deretter forklares estimater der den uunngåelige usikkerheten også er representert og synliggjort. Alle viktige begreper forklares underveis i verktøyet.

Spillemidler

Kostnadsestimatet er sentralt dersom prosjektet skal søke om spillemidler. I søknadsskjemaet må det settes opp et kostnadsestimat, hvor kostnadene fordeles på sine respektive poster. Kostnadsestimatet danner utgangspunktet for beregningen av tilskudd. Anleggsprosjekter må være fullfinansierte for å få innvilget spillemiddeltilskudd. Dette fordrer også at det foreligger et estimat på prosjektets totale kostnader, slik at finansieringsbehovets omfang er kjent.

Mer informasjon om kostnadsestimat og annen nødvendig dokumentasjon for spillemiddelsøknad finner du på anleggsregisteret.no.

Prosjektveileder

Dersom du skal i gang med et anleggsprosjekt og ønsker mer innsikt og veiledning utover dette verktøyet, anbefales godeidrettsanlegg.no sin Prosjektveileder, som veileder anleggsutbyggere steg for steg gjennom prosessen. Blant annet tar veilederen for seg planprosess, brukerinvolvering, kontrahering, spillemidler og andre relevante emner.

Oversikt over fasene i prosjektveilederen
Oversikt over fasene i prosjektveilederen

Prosessen med å etablere et kostnadsestimat

Utarbeidelsen av et kostnadsestimat innebærer flere steg som leder til et komplett kostnadsestimat. Dette verktøyet vil veilede deg gjennom stegene, som typisk vil være:

  1. Få oversikt over prosjektet og prosjektinformasjonen som foreligger.

  2. Etablere en kostnadsnedbrytningsstruktur

  3. Estimere kostnader for kostnadselementene

  4. Vurdere usikkerheten i kostnadsestimatet

  5. Presentasjon av kostnadsestimat og beslutningsgrunnlag

  6. Iterer

1. Få oversikt over prosjektet og prosjektinformasjonen som foreligger

Et kostnadsestimat må bygge på informasjon om prosjektet, dvs. bygningen eller anlegget som skal etableres. Denne informasjonen er typisk:

  • Hva som skal bygges

  • Hvordan det skal bygges

  • Prisnivået

Hva som skal bygges

Hva som skal bygges er gjerne beskrevet i et prosjektgrunnlag. Prosjektgrunnlaget kan bestå av alt fra en helt overordnet ide, f.eks. at det er behov for en håndballhall, til tegninger, prosjektdokumenter og/eller beskrivelser på et detaljert nivå. I tidlig fase av prosjektet er lite fastsatt og det finnes lite informasjon om hva som skal bygges. For eksempel kan den eneste informasjonen som foreligger være at det skal være en håndballhall med en håndballflate, kanskje supplert med et areal på bygningen. For å kunne estimere kostnader for bygget eller anlegget må vi vite noe om krav til bygget, størrelse, bruksområde og hvilke fasiliteter som skal inngå (f.eks. garderobe, tribune og kiosk).

Hvordan det skal bygges

Etter hvert som planleggingen går fremover, konkretiseres prosjektet, og det utvikles mer detaljerte modeller og beskrivelser. Da vil kostnadsestimatene også bli mer detaljerte og dermed mer presise.

Spillemiddelsøknaden krever, utover kostnadsoverslag, målsatte tegninger. Slike danner utgangspunkt for et mer nøyaktig estimat.

Hvordan anlegget skal bygges vil også gi nyttig informasjon til kostnadsestimatet. Skal hallen bygges med prefabrikkerte elementer, eller bygges på stedet? Dersom mye gjøres på dugnad, vil dette påvirke kostnadsestimatet.

Prisnivå

Det må angis hvilket prisnivå kostnadsestimatet oppgis i. Mer om datering av prisnivå i avsnittet Prisregulering, nederst i punkt 2, " Etablere en kostnadsnedbrytingsstruktur".

2. Etablere en kostnadsnedbrytingsstruktur

​To tilnærminger: Bottom-up og top-down

Vanligvis skilles det mellom bottom-up- og top-down-estimater.

Bottom-up

Ved bottom-up-tilnærming summeres kostnaden av alle prosjektets bestanddeler på detaljert nivå: Her nærmest summeres prisen av hver planke, spiker, stikkontakt osv. Denne tilnærmingen krever imidlertid at det foreligger detaljert og konkret informasjon om prosjektets produkt (idrettsanlegget). I tillegg er det fare for at elementer kan bli uteglemt, som vist Figur 1.

Top-down

Alternativet er å anvende stikk motsatt tilnærming: Top-down. Da gjøres et estimat basert på at prosjektet deles inn i noen få overordnede elementer. Denne tilnærmingen vil være mest relevant for estimering i tidlig fase, da den både er mindre ressurskrevende, og ikke krever at prosjektet er veldig konkret eller prosjektert. Det krever imidlertid at det finnes erfaringsdata på overordnet nivå, for eksempel hva koster typisk en håndballhall per kvadratmeter?

Dette verktøyet vil i første omgang fokusere på top-down-estimater, da disse er mest relevant for tidligfase ved anleggsprosjekter og for aktører uten særlig byggkompetanse. Figur 1 illustrerer forskjellen på bottom-up og top-down.

To pyramider som viser forskjellen på bottom-up og top-down.
Figur 1: Illustrasjon av bottom-up (tradisjonell) og top-down (ovenfra-og-ned) (Torp et al., 2015).

Utføre top-down-estimat

Den vanligste metoden for å utføre et top-down-estimat er å bruke kostnadsdata fra et eller flere sammenlignbare bygg eller anlegg, av samme type som vi skal bygge. Vi kan finne hva de sammenlignbare byggene har kostet, for eksempel per kvadratmeter bygg, og benytte disse erfaringskostnadene som utgangspunkt for å estimere kostnadene for det nye bygget.

Særlig for en mindre erfaren byggherre, eller tidlig i prosjektet, vil dette være hensiktsmessig, ettersom å bruke erfaringstall fra sammenlignbare prosjekt krever mindre kompetanse, erfaring eller kvalifikasjoner. Det vanligste er å estimere anleggets kostnad basert på kvadratmeterpriser. Estimatet kan imidlertid også ta utgangspunkt i andre kostnadsdrivende parametre, slik som eksempelvis løypelengde for ski- og rulleskiløyper, bassengstørrelse for svømmehaller, eller tribune- og garderobekapasitet for idrettshaller. 

Kostnadsbegreper iht. Norsk standard

Kostnadsbegreper, hvordan konti (gjerne omtalt som poster) skal benevnes, og hvilke utgifter som skal føres på hvilke konti, er definert i NS 3453. I tillegg er konti for bygningsdeler ytterligere spesifisert i NS 3451. Norske standarder kan kjøpes på standard.no. Tabell 1 gir en kjapp oversikt over kontiene på nivå 1, før disse blir nærmere redegjort for i det påfølgende.

Oversikt over hvordan postene i en grunnkalkyle er strukturert.
Tabell 1: Oversikt over kontiene på nivå 1 i en kalkyle. Faksimile fra vedlagt kalkylemal.

Kostnadsbegreper

Et kostnadsestimat er ikke bare et kostnadsestimat. Når en skal bruke et kostnadsestimat til å fatte beslutning i et anleggsprosjekt, er det avgjørende at en vet hva som inngår i estimatet. Nedenfor presenteres hva som inngår i de ulike kostnadsbegrepene. Det er viktig å være bevisst på hvilket begrep som benyttes, slik at alle parter vet hva som er medregnet og ikke. Det vil f.eks. være sterkt misvisende å presentere entreprise- eller byggekostnad som prosjektets kostnad, da disse kostnadsbegrepene ikke omfatter alle kostnadene som vil påløpe. 

Huskostnad

I huskostnad inngår kun kostnadene til selve bygget (se punktlisten under). I tillegg er entreprenørens felleskostnader inkludert i huskostnaden. Disse felleskostnadene er utgiftene knyttet til administrasjon, byggeplass, entreprenørs planlegging og lignende. Under følger en grov presentasjon av hva som inngår i huskostnad:

Felleskostnader (konto 01):

  • Opprigging, nedrigging og drift av byggeplassen

  • Administrasjon av byggeplass

  • Entreprenørs prøvedrift, prosjektering og dokumentering

  • Provisoriske tiltak og anlegg

  • Garantier, forsikringer og sikkerhetsstillelser

  • Risikoavsetning

Bygning (konto 02):

  • Grunnarbeid og fundamentering

  • Bærende konstruksjoner

  • Yttervegger, inkl. vinduer og dører

  • Innervegger, inkl. vinduer og dører

  • Gulv, himling og etasjeskiller

  • Yttertak, inkl. nedløp

  • Fast inventar

  • Trapper, balkonger o.l.

VVS-installasjoner (konto 03):

  • Sanitær, inkl. ledningsnett, armaturer og utstyr

  • Varme, inkl. ledningsnett, armaturer og utstyr

  • Brannslukking

  • Trykkluft og gass

  • Varmepumper og varme- og kjøleinstallasjoner

  • Ventilasjon og luftbehandling

  • Vannbehandling

Elkraft (konto 04):

  • Basisinstallasjoner, inkl. kabelføringer og jording

  • Høy- og lavspentforsyning

  • Belysning og nødlys

  • Elektrisk oppvarming

  • Reservekraft

  • Eventuell lokal strømproduksjon

  • Installasjoner for beskyttelse mot elektrisitet

Tele og automatisering (konto 05):

  • Basisinstallasjoner, inkl. kabelføringer og jording

  • Integrert kommunikasjon

  • Telefoni og personsøking

  • Alarm og signal

  • Lyd og bilde, inkl. skjermer, høyttalere, antenner og mikrofoner

  • Automatisering

  • Instrumenter

Andre installasjoner (konto 06):

  • Prefabrikkerte rom

  • Transport, både for personer og varer

  • Lokal varmeproduksjon

  • Installasjoner for avfall og støvsuging

  • Virksomhetsspesifikke installasjoner

  • Inventar

Anlegg som ikke er bygg

Kontiene ovenfor er basert på NS 3453, og vil være hensiktsmessige for kostnadsestimering av bygg. For fotballbaner, rulleskiløyper eller andre typer anlegg kan det være aktuelt å benytte andre konti. Her kan publikasjoner fra Kultur- og likestillingsdepartementet (KUD) være til hjelp; KUD har laget veiledere for en rekke anlegg, hvorav mange inneholder forslag til kontering. I Tabell 2 presenteres forslaget til budsjett med poster for kunstgressbaner.

Eksempel på kalkyle for kunstgress. Kostnader sortert inn i poster.
Tabell 2: Kontering for kunstgressbane (Kulturdepartementet, 2015).

Entreprisekostnad

Entreprisekostnaden innebefatter huskostnaden pluss kostnaden av utendørsarbeider. Hva som inngår i utendørsarbeidene er presentert under.  Entreprisekostnaden er dermed kostnaden av alle konkrete utgifter knyttet til den fysiske utførelsen. 

Utendørsarbeider (konto 07):

  • Bearbeiding av terreng, inkl. grøfter, drenering og planering

  • Utendørs konstruksjoner, f.eks. gjerder, tak, murer, trapper osv.

  • Utendørs røranlegg: Utendørsdelen av bygningsdelene fra konto 03

  • Utendørs elkraft: Utendørsdelen av bygningsdelene fra konto 04

  • Utendørs tele og automasjon: Utendørsdelen av bygningsdelene fra konto 05

  • Veger og plasser, inkl. skilt

  • Park og grøntanlegg

  • Utendørs infrastruktur

Byggekostnad

I byggekostnad ligger entreprisekostnaden og såkalte generelle kostnader. Generelle kostnader er presentert i punktlista under. Byggekostnaden blir dermed byggherres kostnad for kun selve bygget eller anlegget. Det vil nødvendigvis påløpe kostnader utover byggekostnad, og byggekostnad bør derfor ikke presenteres kom prisen på prosjektet.

Generelle kostnader (konto 08):

  • Prosjektutvikling i tidligfase (f.eks. utredning, programmering og planarbeid)

  • Prosjektering

  • Byggherres administrasjon

  • Forsikringer, gebyrer o.l.

Basiskostnad

Basiskostnaden er byggekostnaden pluss spesielle kostnader og merverdiavgift (mva.). Spesielle kostnader er et begrep som omfatter ytterligere utgifter knyttet til prosjektet; dette er presentert i punktlista under. Merverdiavgiften er på 25 %. Basiskostnaden blir dermed et estimat på hva anlegget koster uten noen form for usikkerhet hensyntatt. 

Spesielle kostnader (konto 09):

  • Utstyr og løst inventar

  • Finansieringskostnader

  • Tomt

  • Erstatningsanlegg i byggeperioden

Prosjektkostnad

I ethvert estimat vil det være usikkerhet. Usikkerhet kan være både positivt og negativt for et kostnadsestimat, men materialiserer seg gjerne gjennom tillegg og endringer i estimatet. For å hensynta usikkerhet benyttes posten forventede tillegg. Denne posten representerer forventet effekt av usikkerhet i prosjektet, samt utgifter som ikke kan identifiseres på estimattidspunktet, men som av erfaring kan forventes at vil oppstå. Prosjektkostnaden er altså basiskostnad pluss forventede tillegg, og denne prosjektkostnaden inkluderer mva. Ettersom prosjektkostnad inkluderer forventede tillegg, omtales gjerne prosjektkostnad som forventet kostnad.

Kostnadsramme

For å forhindre at prosjektet blir dyrere enn en har råd til, opereres det gjerne med usikkerhetsavsetning. Usikkerhetsavsetning kan i dagligtale omtales som reserve. Kostnadsrammen er prosjektkostnaden pluss usikkerhetsavsetningen.

Prisregulering

Byggeprosjekter strekker seg nødvendigvis ut i tid. Det vil gå tid fra kostnadsestimering til byggestart, og fra byggestart til overtagelse. Inflasjon og prisstigning framtvinger dermed behovet for prisregulering. Prisregulering kan for eksempel gjøres med utgangspunkt i Statistisk sentralbyrå sine kostnadsindekser. Norsk standard angir at priser skal indeksreguleres om ikke annet er spesifisert i kontrakten. 

3. Estimere kostnader for kostnadselementene

Kalkyle basert på erfaringstall

Kalkylen settes opp med utgangspunkt i den etablerte estimatstrukturen, for eksempel etter NS 3453, som vist over. Dette utgjør da en tabell som viser kostnaden av hver post, samt beløpet for hvert av de ovenfor presenterte kostnadsbegrepene. Tabell 3 viser hvordan en slik kalkyle for basiskostnad vil kunne se ut. Følgende mal kan benyttes til å sette opp et estimat for ditt prosjekt: Mal for kalkyle. I malen er det flere regneark: Du kan enten fylle inn kostnaden for hver post direkte, eller du kan fylle inn kostnadene fra et referanseprosjekt og justeringsfaktorer. Regnearket vil da estimere kostnaden for ditt prosjekt. I tillegg inneholder malen et eksempel på en ferdig utfylt kalkyle, basert på referanseprosjekt.

Eksempel på hvordan en kalkyle ser ut.
Tabell 3: Eksempel på kalkyle for et idrettsanlegg, basert på erfaringstall. Faksimile fra vedlagt kalkylemal.

 Erfaringstall og informasjonskilder

Det kan tidvis være krevende å finne erfaringstall å basere et estimat på. Her må det vurderes hvor slik data kan hentes, og hvilke anlegg som er relevante. Mulige kilder til erfaringstall kan være:

  • For forbildeanleggene på godeidrettsanlegg.no er det stort sett oppgitt kostnadstall. Alle forbildeanlegg har også oppført kontaktperson. Ved å kontakte vedkommende kan en få kostnadsinformasjon om sammenlignbare anlegg.

  • Noen av særforbundene har oversikt over kostnader for sine respektive anleggstyper. Liste over særforbund finnes på idrettsforbundet.no. F.eks. har ishockeyforbundet utarbeidet et forhåndsdefinert anleggskonsept, som blant annet inneholder kostnadsestimat. Dette er tidligere omtalt på godeidrettsanlegg.no: Klubbhallen

  • Fylkenes idrettskonsulenter har tilgang til kostnadsoverslag for alle idrettsanlegg som har søkt om spillemidler i fylket. Se regjeringen.no: Fylkenes idrettskonsulenter

  • Idrettsanlegg med spillemiddeltildeling kan hentes fra anleggsregisteret.no

  • For idrettshaller har to masteroppgaver blitt skrevet på oppdrag fra NTNU Senter for idrettsanlegg og teknologi (SIAT). Disse ser på kostnadene og kostnadsutviklingen for idrettshaller. Begge er publisert på godeidrettsanlegg.noMasteroppgave: Idrettsanleggsstatistikk 2016 og Masteroppgave: Kostnadsutvikling for idrettshaller i Norge 2017.   

  • Tjenesten Norsk Prisbok har svært gode kostnadstall for fotballbaner, golfbaner, flerbrukshaller og fotballhall. Norsk Prisbok er utviklet som en database for å utføre estimater med disse kostnadstallene, og kan være et nyttig verktøy. Tjenesten er imidlertid bak betalingsmur. 
  • Tjenesten Holte Kalkulasjonsnøkkelen tilbyr kostnadstall i kr/m² BTA for en rekke ulike bygningstyper, inkludert flerbrukshall. Her finnes også tall for andre bygninger, som kanskje har fellestrekk med anlegget ditt, og det finnes tall for utendørsareal. Holte Kalkulasjonsnøkkelen er, tilsvarende Norsk Prisbok, utarbeidet for å utføre kostnadsestimater. Tjenesten er imidlertid bak betalingsmur.

  • Dersom en skal realisere et nytt idrettsanlegg, bør en alltid hente erfaringer og inspirasjon fra sammenlignbare anlegg. I den forbindelse kan en også hente kostnadstall fra anleggene som vurderes som sammenlignbare.

Arealbegreper

Når relevante erfaringstall er samlet, kan anleggets kostnad estimeres. Da benyttes for eksempel kvadratmeterprisen fra de sammenlignbare anleggene, og denne multipliseres med anleggets areal. I denne kalkulasjonen er det viktig at en benytter riktig arealbegrep. Ifølge Norsk standard skal kvadratmeterpriser oppgis per BTA (bruttoareal), om ikke annet er oppgitt. Etterse derfor at både kostnadsdata og det nye anleggets areal har samme angivelse. Andre mulige arealbegreper kan f.eks. være bruksareal (BRA) eller bebygd areal (BYA). Vær også oppmerksom på hvorvidt areal er oppgitt for hele anlegget/bygget, eller kun idrettsflaten. 

Justeringsfaktor

Ingen prosjekter er helt like, ei heller idrettsanlegg. Erfaringstall fra tidligere prosjekter må derfor justeres for å bli relevante for det bygget/anlegget som skal estimeres. Typisk vil lokale forhold, byggets størrelse og byggets kvalitet være faktorer det må justeres for. Justering gjøres som regel ved at erfaringstallene multipliseres med en justeringsfaktor.

Lokale forhold

Når det gjelder lokale forhold vil det være ulike lokale forskjeller som har påvirkning på kostnader. Det kan være mer komplisert å bygge i en by i forhold til å bygge i et landlig område. Samtidig kan det være større konkurranse, lavere materialpriser og lavere transportkostnader i en by kontra for et grisgrendt lokalisert anlegg. Erfaringstallene må følgelig justeres basert på slike vurderinger og lokale forhold.

Størrelse

Størrelsen på anlegget har også innvirkning på kvadratmeterkostnaden. Et stort bygg vil kunne ha lavere kvadratmeterkostnad enn et mindre bygg. Dette skyldes at en del kostnader er faste, uavhengig av størrelsen på prosjektet. I tillegg vil en ved større prosjekter kunne ha læringseffekter; dette kan gi bedre produktivitet i større prosjekter.

Kvalitet

Byggets kvalitet vil ha betydning for kostnadene. Dersom bygget som planlegges har høyere kvalitet enn bygget erfaringstallene er hentet fra, må det justeres for. Kvalitet kan f.eks. være knyttet til materialbruk. Dersom anlegget er planlagt som veldig energieffektivt bygg, vil dette også ha betydning på kostnader i byggefasen.

4. Vurdere usikkerheten i kostnadsestimatet

Usikkerhet

Det er viktig å være bevisst på at et estimat er nettopp et estimat. I motsetning til en pris, vil det per definisjon være usikkerhet knyttet til ethvert estimat. Særlig i omfattende prosjekter, og prosjekter med mye usikkerhet, kan det være hensiktsmessig å utarbeide estimater som også representerer og kvantifiserer usikkerheten. I små og enkle prosjekter kan en legge til forventet tillegg og usikkerhetsavsetning gjennom prosentvise påslag. Typisk kan det legges til 5-10 % for forventet tillegg og gjerne 10 % usikkerhetsavsetning. Er prosjektet komplisert kan det være lurt å legge til litt høyere usikkerhetsavsetning.

Representasjon av usikkerheten

Både estimater basert på erfaringstall og bottom-up-estimater gir en gitt verdi som kostnadsestimat. Her skal postene forventet tillegg og usikkerhetsavsetning gi marginer mot usikkerheten.

Det er imidlertid også mulig å utføre estimater hvor usikkerheten er representert. Da er ikke resultatet av estimeringsprosessen et tall, men snarere en sannsynlighetsfordeling, f.eks. slik som i Figur 2. Sannsynlighetsfordelingen viser den kumulative sannsynligheten for at prosjektet overskrider en gitt kostnad. En slik sannsynlighetsfordeling gir et svært godt utgangspunkt for å forstå prosjektets kostnad og usikkerhet, samt hvor stor sannsynlighet det er for under- eller overskridelser. Dermed har en gjerne bedre grunnlag for å beregne nødvendige reserver (forventet tillegg og usikkerhetsavsetning).

Trinnvis kalkulasjon

Trinnvis kalkulasjon er en estimeringsmetodemetode der resultatet blir en sannsynlighetsfordeling. Metoden er basert på kvalifiserte anslag. Ved å anslå en lav, en mest sannsynlig og en høy kostnad for hvert element, gir trinnvis kalkulasjon et kostnadsestimat representert gjennom en sannsynlighetsfordeling. 

Trinnvis kalkulasjon vil ikke vies mye oppmerksomhet her, da trinnvis kalkulasjon regnes som mindre relevant for uerfarne byggherrer av idrettsanlegg enn estimater basert på erfaringstall. Dersom du ønsker å benytte, eller lære om, trinnvis kalkulasjon, anbefales NTNU Concepts veileder for kostnadsestimering under usikkerhet, samt tilhørende regnearkmal for trinnvis kalkulasjon.

S-kurve

En viktig leveranse fra trinnvis kalkulasjon eller annet estimat som gir sannsynlighetsfordeling, er S-kurven. Selv om du kanskje ikke selv vil utarbeide en S-kurve, vil S-kurven forklares her, slik at du har utgangspunkt til å forstå informasjonen den viser. Figur 2 viser hvordan en S-kurve ser ut. Prosjektets kostnad er på x-aksen, og y-aksen viser den kumulative sannsynligheten for den gitte kostnaden.

Eksempel på en S-kurve, med P15 på kr 589 576 098, P50 på kr 703 930 080 og P85 på kr 818 284 062.
Figur 2: Eksempel på S-kurve (Torp et al., 2015).

I tilfellet i Figur 2 er det 50 % sannsynlighet for at kostnaden overstiger 703 030 080 kr (P50). Dette er dermed prosjektets forventede kostnad. Tilsvarende viser Figur 2 at sannsynligheten er 85 % for at prosjektet vil koste 818 284 062 kr eller mindre (P85).

Prosjektkostnad og kostnadsramme

Når sannsynlighetsfordelingen til et estimat er kjent, vil tidligere definerte prosjektkostnad settes til forventet kostnad (P50). Forventet tillegg settes altså lik differansen mellom basiskostnad og P50. Da blir P50 prosjektkostnaden, det vil si kostnaden en forventer at prosjektet vil få. Sannsynligheten for kostnadsoverskridelse ift. prosjektkostnaden er da 50 % og sannsynligheten for kostnadsbesparelser er 50 %. 

Tilsvarende vil usikkerhetsavsetningen settes slik at sannsynligheten for overskridelse av kostnadsrammen er en gitt prosentandel. Kostnadsrammen er, som tidligere definert, lik prosjektkostnad pluss usikkerhatsavsetning.  Ofte settes usikkerhetsavsetningen slik at sannsynligheten for kostnadsoverskridelse er 15 % (P85). Dermed blir P85 kostnadsrammen. Denne verdien for kostnadsramme brukes f.eks. i statens prosjektmodell. Kostnadsrammen er dermed et uttrykk for finansieringen som kreves for å gjennomføre prosjektet med valgt sikkerhetsmargin. I Figur 2 er P85 på 818 284 062 kr. Hvis kostnadsrammen da settes til P85, vil kostnadsrammen beløpe seg til 818 284 062 kr. Sannsynligheten for at prosjektet blir dyrere enn dette er da 15 %.

5. Presentasjon av kostnadsestimat og beslutningsgrunnlag

Kostnadsestimatet utarbeides gjerne av andre enn beslutningstakerne eller dem som har etterspurt det. For eksempel kan det utarbeides av idrettslaget for fylkeskommunen, jf. avsnittet Spillemidler, eller av prosjektgruppen for styret, hvorpå styret skal fatte beslutningen. Det er derfor avgjørende at kostnadsestimatet gjøres presentabelt og forståelig. Dermed kan det brukes til beslutningsgrunnlag, spillemiddelsøknad, finansieringsplan, budsjettering osv.

Grafisk representasjon

Grafisk representasjon kan gjøre det enklere å forstå kostnadsestimatet. Dersom estimatet er satt opp i en kalkyle slik som beskrevet ovenfor, kan presentasjon av denne kalkylen gi godt innblikk i estimatet. Hvis estimatet har resultert i en sannsynlighetsfordeling, kan det være hensiktsmessig å presentere S-kurven, da denne vil gi innsikt i forventede kostnader og sannsynligheten for overskridelser eller besparelser.

Kompetanse

Dersom beslutningstakerne har liten kjennskap til kostnadsestimater, eller dårlig utgangspunkt for å forstå kalkylen eller S-kurven, kan det være hensiktsmessig å oppfordre vedkommende til å sette seg inn i det grunnleggende, f.eks. ved å lese dette verktøyet.

Riktig bruk av kostnadsbegreper

Når et kostnadsestimat presenteres som beslutningsgrunnlag, er det avgjørende at det presiseres hvilket kostnadsbegrep som er benyttet og hva dette innebærer: Dersom en for eksempel presenterer rammekostnaden ovenfor beslutningstakerne må disse forså hva rammekostnad innebærer, altså at prosjektet har 85 % sannsynlighet for å unngå å overskride denne summen. Tilsvarende bør det understrekes at om byggekostnad presenteres, vil det påløpe kostnader som ikke er medregnet i estimatet. Av den grunn bør en så langt det lar seg gjøre forholde seg til prosjektkostnad (forventet kostnad) eller kostnadsramme.

6. Iterer

Kostnadsestimering er en iterativ prosess. Etter hvert som prosjektet utvikler seg, konkretiseres eller endres får en mer eller ny informasjon om prosjektet. Estimatet må da oppdateres basert på den nye informasjonen. Slik vil estimatet bli mer og mer presist etter hvert som prosjektet utvikles og gjennomføres. Figur 3 viser hvordan usikkerheten i estimatet reduseres gjennom prosjektets faser når prosjektet konkretiseres og mer informasjon blir tilgjengelig. Når usikkerheten reduseres, vil også estimatet blir mer presist, dvs. at estimatet kommer nærmere å forutsi prosjektets faktiske kostnad.

To kurver som viser at mengden informasjon øker og mengden usikkerhet synker ila. av et prosjekt.
Figur 3: Kurvene viser hvordan iterativ kostnadsestimering øker estimatets presisjon (Raaholt, 2008).

Endre estimattype

Når prosjektet er tilstrekkelig konkretisert, typisk etter detalj- eller produksjonsprosjektering, kan det være hensiktsmessig å estimere kostnadene med bottom-up-estimat. Dette kan kreve tid og kompetanse, men vil også kunne gi et forholdsvis presist estimat. Et slikt estimat vil imidlertid vanligvis gjøres på et tidspunkt hvor prosjektet er så modent at eksterne fagfolk er engasjert. Dermed behøver ikke en uerfaren byggherre kompetanse om utførselen av et slikt estimat. Dersom entreprenør skal kontraheres for å utføre prosjektet, vil entreprenøren antagelig også utføre et bottom-up-estimat.

Avslutningsvis

Verktøyet har forhåpentlig økt innsikten i kostnadsestimering, og gjort deg bedre rustet til å enten utføre eller forstå kostnadsestimater.  

Dersom du har spørsmål eller innspill, gjerne ta kontakt!

Referanser

Kulturdepartementet (2015) "Kunstgressboka". Kulturdepartementet. https://www.regjeringen.no/contentassets/99ad796eeffe4a688d9fb93f2c22ed83/v-0975b-veileder_kunstgress_2015.pdf

Raaholt, J. O. (2008) "Kulturanalyse av usikkerhetshåndteringen i Forsvarets investeringsprosjekter." NTNU Trondheim

Torp, O., Drevland, F. og Austeng, K. (2015) "Prosess for kostnadsestimering under usikkerhet". NTNU Trondheim. https://www.ntnu.no/documents/1261860271/1262010610/Temahefte+-+Prosess+for+kostnadsestimering+under+usikkerhet+v6_TRYKK_2.pdf/2f0af938-88aa-41ad-9984-fbc77afb2334

Forfatterinformasjon

Verktøyet er utarbeidet ved Institutt for bygg- og miljøteknikk ved NTNU Trondheim, av førsteammanuensis Olav Torp, forskningsassistent Johan Christie Ørke og doktorgradsstipendiat Tobias Onshuus Malvik .