Hvordan håndtere kompleksitet i anleggsprosjekter

Bakgrunn

Årlig bygges det idrettsanlegg og nærmiljøanlegg for over fem milliarder kroner i Norge. Store deler av disse midlene kommer fra det offentlige: Spillemiddelordningen delte ut om lag 1,85 milliarder kroner i 2023, og mange idrettsanlegg er også del- eller helfinansiert ved hjelp av bevilgninger fra staten, fylkeskommuner og kommuner. Tatt i betrakting den store bruken av fellesskapets ressurser, er det i alles interesse at prosjektene er så suksessrike som mulig, og skaper så mye verdi for samfunnet som mulig. Senter for idrettsanlegg og teknologi (SIAT) ville bidra til dette, og har derfor gått i dybden på kompleksiteten til norske anleggsprosjekter. 

Denne artikkelen følger opp artikkelen Hvor komplekst er et idrettsanleggsprosjekt?, hvor det ble avdekket at anleggsprosjekter gjerne er i det mest kompliserte sjiktet. 

Hva er kompleksitet?

Kompleksitet trekkes gjerne fram som årsak til at byggeprosjekter mislyktes. Det finnes imidlertid en rekke definisjoner på kompleksitet. En anerkjent definisjon på kompleksitet sier at i et komplisert prosjekt kan ting avdekkes, men årsaker og sammenhenger kan være krevende å forstå. I et komplekst prosjekt er imidlertid årsakssammenhengene umulige å avdekke før i etterkant, og årsakssammenhengene er ikke gjentagende, slik som i kompliserte prosjekt. 

Kort fortalt: Kompliserte prosjekt har kjente ukjente, mens komplekse prosjekt har ukjente ukjente. 

Hva skyldes denne kompleksiteten?

Kompleksitet kan skyldes både eksterne og interne faktorer. Ettersom formålet med studien var å undersøke hvordan kompleksiteten kan håndteres, fokuserte studien på interne faktorer, ettersom det er disse prosjektorganisasjonen kan gjøre noe med. 

Idretts- og nærmiljøanlegg er ofte prosjekter med svært mange interessenter, med varierende, ofte divergerende, ønsker og behov. I tillegg kan slike anlegg gjerne spille en viktig rolle i lokalsamfunnet. Dermed blir det vanskelig å forutsi konsekvensene og virkningene av anlegget før det er ferdigstilt. 

I studien fant SIATs forskere at det ikke var noen sammenheng mellom størrelsen på prosjektet og kompleksiteten. I deres utvalg av prosjekter fant de tvert i mot at de mindre prosjektene, som hadde mindre ressurser tilgjengelig og mindre kvalifisert prosjektledelse, var kompleksiteten høyest. Anleggsprosjekter ser ofte ut til å bli gjennomført med den kompetansen som er tilgjengelig, ikke den som er tiltrengt. 

I prosjekter med kommunal prosjektledelse er har prosjektleder ofte enten kompetanse innen byggeprosess (f.eks. kommunal prosjektleder, byggerådgiver e.l.), eller kompetanse innen idrett (f.eks. idrettsrådgiver, folkehelsekoordinator e.l.). Førstnevnte kategori har kanskje manglende kompetanse på idrettens behov og særegenheter, mens sistnevnte gjerne mangler kompetanse på byggeprosess. Særlig en prosjektleder som er svært dyktig på idrett, men uerfaren på byggeprosjekter, vil oppleve at et anleggsprosjekt er svært komplisert. 

Det ville vært optimalt om prosjektledelsen satt på kompetanse innen både idrett og innen byggeprosess, slik at begge disse perspektivene ble ivaretatt. 

I anleggsprosjekter hvor idrettslaget selv er byggherre, avhenger gjerne prosjektledelsen av hvem som tar initiativ, og hva som er tilgjengelig. I noen tilfeller er gjerne daglig leder også prosjektleder, i andre tilfeller er det frivillige ildsjeler som leder prosjektet. I begge tilfeller er gjerne den spesifikke kompetansen innen byggeprosess begrenset, hvilket medfører at prosjektledelsen opplever prosjektet som svært komplekst. 

Hvordan kan kompleksiteten håndteres?

Det er altså liten tvil om at kompleksiteten er nært knyttet til prosjektledelsens kvalifikasjoner. Dette indikerer at en av de mest hensiktsmessige metodene å håndtere kompleksiteten, er ved å besørge at prosjektledelsen har tilstrekkelig kompetanse og erfaring. Dette kan antagelig oppnås på to måter: Enten ved å utnevne en prosjektledelse med tilstrekkelige kvalifikasjoner, eller ved å tilrettelegge for at prosjektledelsen kan øke sin kompetanse for å være bedre kvalifisert for oppdraget sitt. 

Kompetanseheving

Dersom det er nødvendig å øke prosjektledelsens kompetanse, kan en lure på hvordan dette bør gjøres. Kompetanse er, i overveldende mengder, tilgjengelig, f.eks. i bøker, gjennom kurs og ikke minst på internett. Vi i godeidrettsanlegg.no er blant aktørene som daglig jobber for at alle som ønsker, skal kunne tilegne seg kunnskap om idrettsanlegg, nærmiljøanlegg og byggeprosessen for slike. Tilgjengeligheten av kunnskap er neppe utfordringen. Det som trengs er nok snarere insentiver for prosjektledelsen til å tilegne seg denne kompetansen. Dersom det er ressurser eller kapasitet som forhindrer prosjektledelsen fra å øke sin kompetanse, bør det undersøkes hvordan delegering og frigjøring av kapasitet og ressurser kan tillate kompetanseheving. 

Slik kompetanseheving kan imidlertid kreve overveielser: Ressursbruken til kompetanseheving må stå i forhold til den potensielle ressursbruken kompleksitet og risiko kan tilføre prosjektet. 

Finn kompleksitetsdriverne

Kompleksitet kan gjerne oppfattes som et lite håndfast begrep. Dersom man derimot bruker et rammeverk for å måle kompleksiteten, vil begrepet konkretiseres. Kompleksitet vil dermed, enkelt og greit, være de aspektene ved prosjektet som gir høy score på spørsmålene i rammeverket.  

Rammeverket SIAT anbefaler å bruke til interne kompleksitetsvurderinger, The Project Complexity and Risk Assessment tool (PCRA), er inndelt i syv kategorier. Dersom prosjektet f.eks. scorer veldig høyt på kategorien "Anskaffelsesrisiko", er det blitt avdekket at anskaffelsene i prosjektet er kompleksitetsdrivende. Følgelig bør dette aspektet vies ekstra oppmerksomhet. 

The Project Complexity and Risk Assessment tool finner du på hjemmesidene til kanadiske myndigheter. Merk at ettersom rammeverket er myntet på offentlige investeringsbeslutninger i Canada, må enkelte av spørsmålene tilpasses dersom rammeverket brukes for norske idretts- og nærmiljøanlegg. 

Vil du vite mer?

Dersom du vil lese hele forskningsartikkelen, kan den finnes via "Last ned"-boksen til høyre på denne siden. 

I tillegg henger herværende artikkel sammen med en annen artikkel på godeidrettsanlegg.no om hvor komplekse idrettsanleggsprosjekter er. Den finner du her: Hvor komplekst er et idrettsanleggsprosjekt?