For de fleste anleggsutbyggere vil det være en stor avgjørelse å gå i gang med et anleggsprosjekt. Derfor vil en best mulig tilrettelegge for at prosjektet skal bli vellykket. Et godt hjelpemiddel på veien mot et vellykket prosjekt er et prosjektmandat.
Hva er prosjektmandat?
Et prosjektmandat er et sentralt styringsdokument for et prosjekt. Hensikten med prosjektmandatet er at prosjektleder eller prosjektansvarlig skal kjenne rammene for prosjektet og hvor langt hans myndighet strekker seg. Prosjektmandatet skal bidra til at rollene i prosjektet er avklart og ansvaret er tydelig fordelt.
Hvorfor prosjektmandat?
De fleste organisasjoner, det være seg idrettslag, kommuner eller private bedrifter, vil ha et styre som er beslutningstakende organ. Som regel har imidlertid ikke styret hverken kapasitet eller kompetanse til å selv gjennomføre prosjekter de vedtar. Derfor behøves det at prosjekteierorganisasjonen har en prosjektansvarlig som har ansvaret for gjennomføring av prosjektet. Denne rollen kalles også prosjektleder eller prosjektsponsor.
Ettersom det er styre som i utgangspunktet har beslutningsmyndighet i organisasjonen, må det avklares hvilken myndighet prosjektansvarlig har: Hvor langt strekker hans myndighet seg i prosjektet og hvilke rammer har prosjektet? I tillegg bør målene med prosjektet avklares fra beslutningstaker overfor prosjektansvarlig, slik at prosjektet får rett leveranse, effekt, virkning og måloppnåelse.
For å forsikre at de viktigste forholdene er avklart mellom prosjektansvarlig og beslutningstakere, bør et prosjektmandat utarbeides ved initieringen av et prosjekt.
Innhold
Prosjektmandatets innhold vil variere noe, avhengig av typen prosjekt, relasjonen mellom partene og omfanget av prosjektet. Likevel vil noen punkter være relevante for de fleste prosjektmandater:
- Prosjektutløsende behov
- Leveranse
- Resultatmål og effektmål
- Grov fremdrifts- eller milepælsplan
- Kostnadsramme eller kostnadsestimat
- Prosjektansvarlig og prosjektorganisasjon (+ evt. interessenter og samarbeidspartnere)
- Plan for rapportering/oppfølging
Utarbeide prosjektmandat
Prosjekteier kan enten lage sitt eget prosjektmandat tilpasset sitt prosjekt eller benytte en ferdig mal. Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) har laget en god mal for prosjektmandat som kan lastes ned fra Anskaffelser.no: Anskaffelser.no: Prosjektmandat.
For uerfarne prosjektorganisasjoner vil malen sørge for at prosjektmandatet inneholder de viktigste elementene og at nødvendige avklaringer blir gjort. For øvrig må det utvises skjønn ved bruk av malen: Prosjektmandatet må tilpasses det spesifikke prosjekt.
