Utgangspunkt

Utgangspunkt

Formålet med fasen er å avdekke behov, mål og rammer for prosjektet.

IdeIdefasenOrganiseringUtgangspunktProgrammeringProsjekteringSkisseprosjektForprosjektDetaljprosjektUtførelseKontraheringProduksjonsprosjekteringByggingOvertakelseDriftDriftsrutinerAvhendingProsjekteringUtførelseDrift1.01.11.21.32.02.12.22.33.03.13.23.33.44.04.14.2

Det anbefales ikke å starte denne fasen uten at den foregående fasen med sine underfaser og tilhørende beslutningsporter er gjennomført.

Ansvarlig for fasen: Prosjektansvarlig
Deltagere i fasen: Prosjektansvarlig, styret, representanter fra idrettene

Behovsanalyse

Idéfasen starter med hvilke ønsker man har for det ferdige anlegget. «Behovsanalysen» skal definere hvilken bruk man skal legge til rette for og hvilken verdi man ønsker å få ut av anlegget. Det må i tillegg vurderes i hvilken grad prosjektet passer inn i klubbens strategi. Det gjelder da spesielt å se utviklingen flere år frem i tid slik at man tilrettelegger for enkel omstilling ved endring av behov i fremtiden.

Ved å starte i denne delen av fasemodellen sikrer man at det bygges et anlegg det faktisk er behov for, snarere enn den typen anlegg man helst ønsker. Det er viktig å involvere representanter for flere av idrettene i klubben slik at prosessen og behovsanalysen ikke domineres av få sterke aktører.

Når behovet for et nytt idrettsanlegg utredes, er det først og fremst spørsmålet om hvilke idretter man skal tilrettelegge for man må ta stilling til. Man må ha det helhetlige idrettstilbudet i klubben og nærområdet i fokus. I utredningen er det viktig at man foretar undersøkelser på hvilke anlegg som finnes i nærområdet, kommunalt, interkommunalt og regionalt. Kanskje kan behovet dekkes ved at flere klubber samarbeider om eksisterende tilbud og deler på eksisterende anlegg. Å etablere en brukergruppe som verktøy til å kartlegge behovet bør inngå i denne behovsanalysen.

Anleggets formål kan spenne fra barne- og breddeidrett, til toppidrett, eller tilpasses til å oppfylle flere formål. Hovedformålet til anlegget må være å fylle det behovet man har avdekket i behovsanalysen. I tillegg kan man legge til rette for at anlegget oppfyller flere formål, som økt aktivitet, kapasitet eller bredere tilbud gjennom et fleridrettsanlegg.

Målsetting

«Prosjektets mål» må være klart definert, altså hva ønsker man å oppnå med prosjektet. For å avdekke behovene til de ulike idrettene kan man arrangere en forhåndskonferanse med representanter fra idrettene.

Prosjekteier må ha god oversikt over hva partene i prosessen forventer og hvilke målsettinger man selv har. Prosjekteier er i mange tilfeller en klubb som ønsker å bygge et nytt anlegg og bør representeres ved en prosjektansvarlig utpekt av styret i klubben. I de tilfeller hvor kommunen eller fylkeskommunen skal bygge et nytt anlegg, er det kommunen/fylkeskommunen som er prosjekteier. Det er flere aktører involvert, hvor hver aktør har sine egne mål med prosjektet. Man skiller mellom bestiller, bruker og leverandør, siden disse har ulike mål for prosjektet. Kommunen og fylkeskommunen ser prosjektet i et samfunnsperspektiv, klubben ser prosjektet i et effektperspektiv som den direkte brukeren av prosjektets resultat, og leverandøren som er ansvarlig for gjennomføringen av prosjektet ser det i et resultatperspektiv.

Prosjektets rammer

Prosjektets rammer innebærer bestemmelser på kostnad, tid og ressursbruk. Prosjekteier må blant annet vurdere hvor mye egenkapital som kan settes av til det nye anlegget og om det er mulighet for å ta opp lån. Med dette som grunnlag, vil man i Programmeringen utrede det økonomiske grunnlaget ytterligere.

Kostnadsrammen definerer den maksimale kostnaden for anlegget. Tidsrammen definerer tidsbruken og milepæler som «oppstart planlegging», «oppstart bygging» og «ferdigstillelse av anlegget». Ressursbruk for klubben er en kritisk ramme ettersom de fleste idrettslag og klubber i Norge drives på frivillig basis. Her må man vurdere hvor mye tid man som klubb kan involvere seg, samt hvilken kompetanse man har innad og hva man eventuelt må hente eksternt. 

Interessenter

Det er mange potensielle interessenter når et nytt idrettsanlegg skal bygges. Man bør søke å få rede på alle som har interesse, påvirkningsmulighet eller kan bli påvirket av prosjektet gjennom en «interessentanalyse».

Et verktøy for å få oversikt over alle aktørene i, og rundt prosjektet er et interessentregister. Registeret gir informasjon om interessentene, påvirkningsmuligheter, interesse, tiltak og tiltaksplan. Ved hjelp av dette kan en interessentmatrise settes opp. I en slik matrise vurderes alle aktørene etter grad av interesse i prosjektet og grad av påvirkningsmulighet slik at man kan avgjøre hvem som skal involveres, overvåkes, høres og hensyntas.

Kommunen er den eksterne interessenten som har størst påvirkningskraft. De ulike avdelingene i kommunen opptrer i forskjellige roller slik at kommunen ikke må sees på som én enkelt aktør. Den politiske syklusen avgjør i mange tilfeller hvilken side politikerne står på. Det er større sannsynlighet for å lykkes om man kartlegger de ulike aktørenes agenda og kommunikasjonslinjer dem imellom.

Leveranser i fasen: behovsanalyse, målformulering (SMART-prinsippet), rammebetingelser, interessentanalyse

Beslutningsport 1.2

Last ned wordfil Last ned PDF Gå videre til Programmering

 

Annen informasjon