Skisseprosjekt

Skisseprosjekt

Formålet med fasen er å komme frem til flere løsningsforslag og velge det beste konseptet for videre arbeid.

IdeIdefasenOrganiseringUtgangspunktProgrammeringProsjekteringSkisseprosjektForprosjektDetaljprosjektUtførelseKontraheringProduksjonsprosjekteringByggingOvertakelseDriftDriftsrutinerAvhendingProsjekteringUtførelseDrift1.01.11.21.32.02.12.22.33.03.13.23.33.44.04.14.2

Det anbefales ikke å starte denne fasen uten at den foregående fasen med sine underfaser og tilhørende beslutningsporter er gjennomført.

Ansvarlig for fasen: Prosjektleder
Deltagere i fasen: Prosjektansvarlig, styret, driftsansvarlig, kommunen

Konseptutvikling

Skisseprosjektet innledes med en mulighetsstudie hvor konseptene videreutvikles. Mulighetsstudien går ut på å finne konseptenes muligheter slik at man oppnår et så bra anlegg som rammene tillater. Man vurderer hva som er lovlig og hva som er mulig, og får dermed mer eksakte rammebetingelser. Videre kan man undersøke hvilke av rammebetingelsene som er påvirkbare, for eksempel regulerings- eller arealplaner.

Studien vil i tillegg til mulighetene også avdekke begrensninger i prosjektet, og således også om det finnes svakheter. Svakhetene kan man planlegge mot og også ta de med videre for å vurdere konsekvens og risiko ved hjelp av en «SWOT-analyse».

Det skal i denne delen utarbeides en teknisk beskrivelse av prosjektet hvor det inkluderes produkter, utstyr, spesifikasjoner og materialer det tenkes anlegget skal inneha. Da man fortsatt befinner seg i skisseprosjektet skal denne beskrivelsen være på et overordnet og generelt nivå.

Konseptevaluering

For konseptene bør risikoanalyser gjennomføres som evaluerer både eksisterende og fremtidig risiko. Slik kan man gjøre tiltak for å redusere risiko gjennom å redusere sannsynligheten for at noe som truer prosjektet inntreffer eller konsekvensen dersom det skulle inntreffe. Analysen bør i tillegg inneholde en vurdering av om prosjektet har intern og ekstern interessentstøtte, og hvilken risiko som er knyttet til dette.

En risiko man har i de tidlige fasene av prosjektet er at man pådrar seg høye kostnader. Kostnadene bør holdes nede slik at man kan stoppe prosjektet uten store økonomiske tap dersom man velger ikke å gå videre. Kostnadene på dette tidspunktet i prosjektet er irreversible kostnader, kostnader som ikke kan reverseres om prosjektet ikke gjennomføres.

Finansieringsplan

Prosjektets rammer må planlegges i dybden og de økonomiske rammene bør defineres mer nøyaktig enn tidligere i prosessen.

Finansieringsplanen bygger på det økonomiske grunnlaget man utarbeidet i Programmeringen. Finansieringsplanen er et dokument hvor kapitalbehovet og hvordan det er tenkt å finansiere kapitalbehovet kommer frem. De ulike dokumentene som skal inngå og redegjøres for i en finansieringsplan for et idrettsanlegg er:

  • Egenkapital inkludert aksjekapital
  • Vedtak om tilskudd fra kommune og/eller fylkeskommune
  • Vedtak om garanti fra kommune og/eller fylkeskommune. Må også inngå en statlig godkjenning av fylkesmannen bekreftet med vedtak
  • Private tilskudd eller gaver (sponsorer)
  • Kostnadsoverslag av verdi på dugnadsarbeid
  • Lånetilsagn med eventuelle lånevilkår
  • Leieinntekter

I finansieringsplanen må det under lånetilsagn inngå en avtale om mellomfinansiering av prosjektet. Spillemidlene utbetales etter prosjektet er ferdigstilt og man må derfor sikre seg lån for perioden frem til midlene utbetales.

Fremdriftsplan

Med finansieringsplanen ferdig må den overordnede fremdriftsplanen videreutvikles. Denne planen skal inneholde alle milepæler i prosjektet. Når disse rammene er satt har man et tydelig bilde av om prosjektet lar seg gjennomføre eller om justeringer må foretas.

Det er spesielt viktig at det undersøkes om man så langt oppfyller kravene til forhåndsgodkjenning til søknad om spillemidler da denne forhåndsgodkjenningen kan kreves for lånefinansiering. Myndighetene kan stille krav til prosjektet om for eksempel spillemidler eller gjennom reguleringsplaner. I tillegg til myndighetenes krav må de idrettslige kravene som stilles til anlegget oppfylles.

Man må være oppmerksom på at det i tillegg til de nasjonale kravene til idretten, kan tilkomme internasjonale krav som bør etterfølges dersom bruken av anlegget tilsier det. I denne forbindelse bør de aktuelle særforbundene kontaktes. Igjen bør man gjøre en vurdering av arealdisponeringen slik at man kan legge til rette for flere idretter og et bredere tilbud.

Et verktøy som kan benyttes i denne fasen er «visuell planlegging». Visuell planlegging er et verktøy som tar utgangspunkt i den overordnede fremdriftsplanen og deler leveranser i denne inn i mindre milepæler. Milepælene i denne metoden bør være formulert etter SMART-prinsippet. Fordelen med denne metoden er at det hjelper prosjektteamet til lettere å forstå den tverrfaglige avhengigheten i prosjekt.

Konseptvalg

Gjennom idéfasen og skisseprosjektet har man definert flere konsepter som faller innenfor det mulighetsrommet som ligger til grunn. Konseptvalget går ut på å evaluere de mulige alternativene og velge det som er best egnet. Mulighetsrommet begrenses av de overordnede rammebetingelsene man tidligere har avdekket, hva som er politisk mulig og hva som er praktisk og teknisk hensiktsmessig.

Driftsorganisering

I denne fasen bør man ha en klar idé om hvordan driften skal organiseres. Dette er viktig fordi anlegget skal driftes i et titalls år etter det er ferdig. Slik unngår man også at prosjektets pådrivere «forsvinner» når anlegget står ferdig og man ender opp med en lite gjennomtenkt driftsmodell som vil være ressurskrevende og kostbar.

Man bør fastsette hvordan driften skal organiseres i det ferdige anlegget og om mulig involvere aktuelle ressurser for planlegging av dette. Det er flere driftsmodeller som kan benyttes, for eksempel kan klubben drifte anlegget selv, man kan gjøre en avtale med kommunen eller man kan leie en privat driftsleverandør.

Forhåndskonferanse med kommunen

Prosjektets første offisielle kontakt med kommunen kalles en «forhåndskonferanse». I forhåndskonferansen fremlegges byggeplanene med fysisk utforming, kostnadsestimat, anleggets økonomiske plattform og fremdriftsplan.

Det er i denne forbindelse en fordel at prosjektets representanter har gode begrunnelser på behovet for et nytt idrettsanlegg. Dette kan for eksempel være klubbens tall på medlemsvekst de siste årene, bevis på at det er et behov for anlegg man ikke har, eller bevis på at dagens anlegg har for liten kapasitet. I denne sammenheng bør man også starte dialog med kommunen om aktuelle tomteområder for anlegget.

Leveranser i fasen: mulighetsstudie, risikoanalyse, rammebetingelser, finansieringsplan, fremdriftsplan, konseptvalg, driftsorganisering, forhåndskonferanse

Beslutningsport 2.1

Last ned wordfil Last ned PDF Gå videre til Forprosjekt

Annen informasjon