Kontrahering

Kontrahering

Formålet med fasen er å evaluere tilbud og kontrahere leverandører for byggefasen.

IdeIdefasenOrganiseringUtgangspunktProgrammeringProsjekteringSkisseprosjektForprosjektDetaljprosjektUtførelseKontraheringProduksjonsprosjekteringByggingOvertakelseDriftDriftsrutinerAvhendingProsjekteringUtførelseDrift1.01.11.21.32.02.12.22.33.03.13.23.33.44.04.14.2Det anbefales ikke å starte denne fasen uten at den foregående fasen med sine underfaser og tilhørende beslutningsporter er gjennomført.

Ansvarlig for fasen: Prosjektleder
Deltagere i fasen: Prosjektansvarlig, styret

Valg av kontraktstrategi

Kontraheringsfasen begynner kun dersom man har fattet beslutning om videreføring av prosjektet etter prosjekteringsfasen. Dersom det fortsatt er usikkerhet rundt fortsettelsen bør kontraheringen settes på vent til beslutningen er tatt.

Kontrahering er anskaffelsesfasen. Før man innhenter tilbud fra leverandører må man velge kontraktstype som skal benyttes og hvilke kriterier som skal ligge til grunn for utvelgelse av leverandørene. Skal man ha en åpen konkurranse eller skal man gå inn i forhandlinger etter utvelgelse basert på kriterier f.eks.

Organisasjonsstrukturen bør fastsettes etter den malen man har arbeidet etter så langt i prosjektet. Det vil si at den eller de valgte leverandørene underlegges prosjektlederen. Deretter fastsettes innhold og omfang for hver leveranse. Rekkefølgen og tidsrammen kontraktsfestes også slik at man oppnår tydelige ansvarsområder.

Avslutningsvis forberedes tilbudsdokumenter og kontraktsbestemmelser for tilbyderne. Kontraktsbestemmelsene angir en tydelig fordeling av ansvar og usikkerhet mellom byggherre og leverandører.

Som hovedregel faller et idrettsanleggsprosjekt innunder regler for offentlig anskaffelse. Det vil si at det finnes retningslinjer for hvordan en skal gå frem i anskaffelse av leverandører.

Innhente tilbud

Avhengig av kontraktstrategien innhentes tilbud fra tilbyderne. Disse evalueres mot de kriterier man har definert, og en eller flere leverandører innstilles. Man må legge opp til en solid gjennomføringsstrategi og -plan tilpasset sitt prosjekt som minimerer risiko for de involverte. Samtidig må disse være i samsvar med de mål man har definert tidligere i prosessen. En god gjennomføringsstrategi må være realistisk, holdbar, trygg og pålitelig. Utfordringen i denne delen av prosjektet er å styre det slik at anlegget realiseres innenfor budsjett, tid og kvaliteten som er satt.

Man skal i denne fasen også kontrollregne rundt de økonomiske rammene som kostnader, tidsbruk og inntektskilder etter at tilbudet er innhentet.

Evaluere tilbud

Tilbudene må vurderes og evalueres nøye, og det er ikke nødvendigvis det billigste som er det beste å velge for et idrettsanlegg. Man må tenke på at anlegget skal holde en gitt årskostnad 30 år frem i tid i henhold til spillemiddeltildelingskrav. Dette punktet bør presiseres på forhånd i tilbudsinnbydelsen. Dette er spesielt viktig ettersom forvaltning, drift, vedlikehold og utviklingskostnaden (FDVU-kostnaden) i mange tilfeller overgår investeringskostnaden etter få år. Derfor må den helhetlige tankegangen for hele anleggets livsløp stå i fokus, og en NNV-analyse med fremtidig kontantstrøm bør gjennomføres.

Utarbeide kontrakter

Avslutningsvis utarbeides det kontrakter for den/de valgte entreprenøren(e). Valg av kontrakt avhenger av valgt organisasjonsstruktur. Valg av kontraktstrategi for utførelsesfasen avhenger i stor grad av hvor stor kontroll entreprenøren(e) skal få. Gjennom organiseringen det legges opp til i Idéfasen av denne modellen er dette en avgjørelse som tas i samråd med prosjektleder.

Uavhengig av hvilken strategi som velges anbefales det at man sikrer seg gjennom leverandørgaranti og samtidig krever livssyklusregnskap for anlegget. Kontraktene bør inneholde tydelige bestemmelser om garantier og ansvarsforhold. Dette omfatter eksempelvis dersom anlegget avviker fra produksjonsunderlag, ikke leveres til riktig tid eller avtalt pris.

Det finnes «standardkontrakter» tilgjengelig fra DIFI, men de fleste entreprenører har egne standardkontrakter som de benytter. Entreprenørenes egne kontrakter tar ofte utgangspunkt i nevnte standardkontrakter, men det anbefales at standardkontrakter fra DIFI eller Norsk Standard benyttes.

Leveranser i fasen: tilbudsevaluering, NNV-analyse, leverandørkontrakter

Beslutningsport 3.1

Last ned wordfil Last ned PDF Gå videre til Produksjonsprosjektering

Annen informasjon