Driftsrutiner

Driftsrutiner

Formålet med fasen er å sikre en god og rasjonell driftsfase gjennom gode rutiner og systemer.

IdeIdefasenOrganiseringUtgangspunktProgrammeringProsjekteringSkisseprosjektForprosjektDetaljprosjektUtførelseKontraheringProduksjonsprosjekteringByggingOvertakelseDriftDriftsrutinerAvhendingProsjekteringUtførelseDrift1.01.11.21.32.02.12.22.33.03.13.23.33.44.04.14.2Det anbefales ikke å starte denne fasen uten at den foregående fasen med sine underfaser og tilhørende beslutningsporter er gjennomført.

Ansvarlig for fasen: Driftsleder, prosjektansvarlig
Deltagere i fasen: Prosjektansvarlig, rådgivere

Driftssystem

Driftsrutinene tar utgangspunkt i «FDV»-dokumentasjonen som skal være levert av entreprenøren i prosjektet. FDV-dokumentene er anleggets brukermanual. Dokumentet angir manual for anleggets SD-system, automatiseringssystemer, kjøleanlegg, varmeanlegg og renholdsveiledning.

Anlegget bør ha et enkelt system for feilrapportering. Et slikt system bør være tilgjengelig for alle brukere og ansatte i anlegget. Systemet bør også kunne benyttes til å melde inn behov for ekstra rengjøring og lignende.

Tilstandskontroll og vedlikeholdsplan

Brukerevaluering av anlegget kan gjennomføres i form av spørreundersøkelser blant brukere, i tillegg til forvaltere og eier. En slik evaluering gir tilbakemeldinger på hva som fungerer godt og mindre godt i anlegget, og er sammen med evalueringer av energibruk, vannforbruk og vedlikeholdsplanen med på å danne grunnlaget for utvikling av anlegget.

Vedlikeholdsplanen består av tre deler: tilstandskontroll, tilstandsregistrering og tiltaksplan. Tilstandskontroll skal fastsettes i driftsrutinene og gjennomføres med faste mellomrom. Tilstandskontrollens mål er å avdekke feil og mangler på anlegget slik at disse kan registreres og utredes. På bakgrunn av dette lages en tiltaksplan som inneholder vedlikeholds- og utbedringstiltak. Tiltaksplanen bør i tillegg ta hensyn til levetidsbetraktninger med tanke på bygningsskader, funksjonsfeil og økonomiske betraktninger. Dette sammen utgjør vedlikeholdsplanen.

Benchmarking

Prosess der ytelsen måles internt og/eller eksternt. Når man «benchmarker», måler og sammenligner man sin egen ytelse mot seg selv eller ledende organisasjoner for å få informasjon som kan hjelpe ens egen organisasjon til å finne og gjennomføre tiltak for forbedring. For et idrettsanlegg er det naturlig å «benchmarke» anleggets ytelse mot seg selv fra år til år, og eventuelt se om man kan finne en partner som drifter et tilsvarende anlegg. Slike samarbeid og informasjonsdeling kan føre til at begge organisasjoner oppnår bedre ytelse i sine anlegg.

Ukentlige rutiner

For å oppnå god drift er det viktig at driftsoperatør følger med på energibruk og vannforbruk i anlegget hver uke. Senere kan man enkelt sammenligne uke mot uke i SD-programvaren. For at dette skal fungere optimalt er man avhengig av at man har måleinstrumenter for detaljert overvåkning og at disse vedlikeholdes slik at resultatene er pålitelige.

En renholdsplan for anlegget skal inneholde romliste med areal og overflatetype. I tillegg skal det angis hvilke rengjøringsmidler som skal benyttes, kvalitetsmål for renholdet og frekvens for rengjøring.

Fokus på helse, miljø og sikkerhet er viktig i ethvert anlegg for å beskytte brukerne mot skader og ulykker. Det sikrer også at man har gode rutiner på plass dersom uhell skulle skje. Alle anlegg er pålagt å ha brann- og rømningsplan synlig i bygget. I tillegg, bør instruksjoner til bruk av utstyr være lett tilgjengelig for brukerne av anlegget. Anlegget bør holdes ryddig til enhver tid slik at fremkommeligheten ved en nødsituasjon er god. Det vil også gjøre jobben enklere og raskere for renholdspersonalet dersom anlegget er ryddig.

Ytelse

I den daglige driften er det viktig med god overvåkning og styring for å sikre at man oppnår den funksjon som ble prosjektert. Dette gjelder strømbruk, varme og vannforbruk spesielt. I tillegg bør andre driftskostnader som renhold, vedlikehold og utvikling også overvåkes. Det ferdige anlegget skal leveres med «byggdokumentasjon» som forteller om byggets prosjekterte ytelse og hvordan det skal driftes.

Offentlige tilskudd

Etter anlegget er ferdig bygget må man innhente en godkjenning av prosjektets regnskap fra en revisor. Deretter kan man gå videre med søknadene for offentlige tilskudd. Spillemiddelordningen og kompensert betalt merverdiavgift er de vanligste tilskuddsordningene. Gjennom hele prosjektet skal man ha sørget for at man oppfyller kravene som stilles for å motta spillemidler. I denne delen av tildelingen av spillemidler søker man kun om å utløse de midlene man allerede er tildelt gjennom spillemiddelsøknaden.

Kulturdepartementet kan kreve de tildelte spillemidlene tilbakebetalt dersom vilkårene for tildeling misligholdes.

Dersom søknaden om spillemidler er i formell orden oppfyller man også kravene til kompensasjon av betalt merverdiavgift. Kompensasjon av merverdiavgift søkes om gjennom Lotteri- og stiftelsestilsynets søknadsportal. Her finnes også utfyllende informasjon om fremgangsmåte, søknadsprosedyrer og krav til søkere.

Utleie av anlegg

Dersom man planlegger å leie ut anlegget til eksterne eller klubbens egne grupper i en internhusleiemodell bør det fastsettes retningslinjer for leien av anlegget. Før og etter anlegget leies ut bør det gjøres tilstandskontroller.

Leiekontrakten må være tidfestet, inneholde klausuler for partene, forsikringsansvar, leiesatser og ansvarsområder for leieperioden. Ansvarsområdene omfatter vedlikeholdsarbeider, renhold og bestemmelser på hva som dekkes av leiesatsen. Dette gjelder spesielt ved langtidsleie av anlegget.

Leveranser i fasen: driftssystem, siste del av spillemiddelsøknad, MVA-kompensasjonssøknad

Beslutningsport 4.1

Last ned wordfil Last ned PDF Gå videre til Avhending

 

Annen informasjon